Nguyên tắc lập kế hoạch

Đây là những ghi chép sát mặt đất của mình về nguyên tắc khi lên kế hoạch, chú ý nhiều vào cải tiến ở danh sách đầu việc.

Danh sách công việc chỉ là phần nổi của kế hoạch

Kế hoạch công việc phải bao gồm

  • hình dung về “xong việc”
  •  danh sách đầu việc để “xong được”

…nếu chỉ nghĩ về danh sách thôi là chưa lập kế hoạch, danh sách không thể hiện được hình dung về sự xong thì chưa phải là kế hoạch. Theo đó, các đầu việc trong kế hoạch phải đảm bảo:

  • Nhìn công việc có mục tiêu, “Dạy bài ABC” hoàn toàn không phải là một kế hoạch tốt. Mục tiêu của việc dạy này là gì? Dạy hết giờ? Nên phân rã kế hoạch dạy tiết đó thành đầu việc có mục tiêu cụ thể. Trình bày concept… cho lớp … , Demo ví dụ về… cho lớp… , Quan sát và feedback trình bày của bạn …
  • Mục tiêu phải rõ ràng“lập kế hoạch Quý 4” là chưa rõ ràng, công việc đó chưa thể làm ngay được, kế hoạch nào của quý 4? Cá nhân hay phòng ban hay công ty? Nếu là kế hoạch OKR thì là KR nào?
  • Ai làm phải rõ ràng, Nếu mình owner nhưng người khác làm thì phát ngôn thành “Thu thập … từ …” và sau khi đã chuyển giao việc đó cho người thực thi thì đặt task tại danh sách Pending
  • Thời gian phải rõ ràng, Khi đặt hạn chót thì tư duy về việc phân bổ nguồn lực thời gian đã xảy ra, đó là một cách để tập kỹ năng của người quản lý thực thụ.
  • Phân loại phải rõ ràng, gấp hay không gấp, quan trọng hay không quan trọng, để có thể ra được quyết định tiêu tốn thời gian và công sức để làm một việc gì đó thì phải phân loại công việc

Danh sách đầu việc nằm ở cả bảng Kanban và Calendar

Một danh sách đầu việc có thể được rải tới nhiều công cụ quản lý đầu việc khác nhau, và Kanban và Calendar là hai công cụ thường gặp nhất. Kanban để thể hiện một công việc sản xuất ra thứ gì đó (mà phải xong) và calendar thể hiện một sự kiện nào đó sẽ xảy ra.

Không đồng nhất hai khái niệm này. Bạn có thể có việc tại một sự kiện, nhưng bản thân sự kiện không phải là công việc. Nếu bạn có lịch “Họp ban hằng tuần phòng TVTS” thì Họp ban hằng tuần phòng TVTS không phải là một đầu việc, đó là một lịch, nhưng bạn có thể sẽ có đầu việc liên quan đến sự kiện đó, chẳng hạn Chuẩn bị phòng họp tuần TVTSTrả biên bản họp tuần TVTS cho AĐặt các action cải tiến sau họp tuần TVTS lên kanban

  • Không liệt kê calendar vào kanban
  • Liệt kê các công việc liên quan đến sự kiện của calendar vào kanban
_

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *