Kế hoạch không là gì cả, việc lập kế hoạch mới là tất cả
Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ
Hôm qua bạn đang là con ong chăm chỉ, thế rồi hôm nay bỗng nhiên bạn đội chiếc mũ của người quản lý. Và thế giới trong mắt bạn bỗng nhiên thay đổi.
Hôm qua bạn đang có một danh sách đầu việc cho mình, và bạn có một mục tiêu để nỗ lực mà cày cho xong. Thế rồi hôm nay chính bạn là người phải trả lời câu hỏi “bây giờ thì làm gì”?
Kế hoạch, về bản chất chỉ là một danh sách các hành động cùng với thời gian, địa điểm, con người, chi phí, lý do, cách làm của chúng — và chỉ thế thôi.
Nhưng trước một nhiệm vụ lớn, một dự án mới, một tác vụ hoàn toàn xa lạ, làm sao bạn có thể xây dựng nên một kế hoạch hành động đi đúng hướng, rõ ràng, khả thi, và dễ dàng nhận thức được nước bước bất kỳ lúc nào?
Bài viết này không viết về kế hoạch, nó viết về lập kế hoạch. Cụ thể hơn, nó giới thiệu một mô hình để bất kỳ ai cũng có thể lên kế hoạch được, cho bất kỳ công việc nào (gần như thế). Bởi đơn giản là con người được thiết kế để lập kế hoạch theo cách này (và chúng ta thường xuyên lập kế hoạch theo cách như thế này, hằng ngày), nên nó được gọi là Mô Hình Lập Kế Hoạch Tự Nhiên.
Tổng quan
Bạn lập kế hoạch mọi lúc, khi mặc quần áo, đi làm, ăn trưa, làm tóc, ra tiệm cà phê, đi chơi… Có rất nhiều suy nghĩ trải qua trong đầu bạn những lúc đó. Dù vô thức hay có chủ ý, chúng có thể được gom thành 5 nhóm sau đây:
- Xác định mục đích, và các điều “không được phạm phải” (bây giờ cần phục trang để ra tiệm cà phê, không cần phải quá cầu kỳ, nhưng nhất thiết không nên là dép lê).
- Hình dung một viễn cảnh (áo polo, quần lửng, giày sneaker)
- Suy nghĩ về “khoảng cách” tới viễn cảnh (quần lửng đang mặc rồi, chỉ có áo là cần đổi, và giày thì chưa đi)
- Tổ chức (áo thì có thể thay luôn, giày thì ra cửa mới đi)
- Xác định hành động tiếp theo (thay áo)
Bạn làm tất cả những việc trên một cách tự động, và trong những nhiệm vụ khó nhằn, đây sẽ là mô hình lập kế hoạch mà bạn thành thạo nhất. Và bạn cứ thử để ý mà xem, những bước trên có mặt trong tất cả các sách giáo khoa về lập kế hoạch DỰ ÁN, chẳng qua là theo một dạng thức khác mà thôi.
Vậy nên bạn có thể yên tâm đọc tiếp, mô hình năm bước dưới đây sẽ dùng được, cho công việc nhỏ lẫn dự án lớn, một cách tự nhiên.
Bước một: bắt đầu bằng câu hỏi “Tại sao”
Câu hỏi này ai cũng khuyên “nên hỏi, trước khi bắt đầu làm bất cứ việc gì”, nó định nghĩa thành công, nó làm rõ trọng tâm, nó là cơ sở để ra quyết định và mở rộng sự lựa chọn… Tôi biết là bạn biết tất cả những điều đó. Tôi chỉ muốn nhắc lại là chúng ta thường không làm!
Chúng ta không làm bởi chúng ta đã biết phải làm gì ở ngay trước mắt, và trong phần lớn thời gian thì cứ thế mà làm không gây ra hậu quả gì lớn lắm (hoặc có lớn nhưng không ai biết). Điều tôi muốn nói ở đây là, nếu không làm, thì chẳng chóng thì chầy, chúng ta sẽ dần đi xa khỏi mục đích ban đầu.
Mà, nhắc lại, trong trường hợp bạn quên mất! Thật ra bạn vẫn thường xuyên tự trả lời câu hỏi này, bạn chỉ không nhận ra thôi.
Bước hai: hình dung một viễn cảnh
Sau khi rất rõ ràng lý do để làm việc, bạn cần phải tưởng tượng thật rõ ràng thành công nghĩa là thế nào — theo nghĩa đen. Ngôn tình một chút thì là bắt đầu tại điểm kết thúc.
Việc không tưởng tượng được viễn cảnh mong muốn là một bước lùi về mặt trí óc trong việc nhận biết và tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề. Bạn nhất thiết không tập cái sự “lùi” đó. Hình dung viễn cảnh không chỉ là một thao tác cần thiết trong lập kế hoạch, mà bạn còn cần phải thường xuyên luyện để óc tưởng tượng này trở nên rộng rãi, tinh vi và sắc bén hơn.
Có được viễn cảnh rồi thì bạn đã trả lời được cho câu hỏi “mình phải làm ra thứ gì?”, và xin chúc mừng, bạn đã trở thành một con người có sứ mệnh.
Bước ba: làm gì bây giờ
Tôi cam đoan với bạn rằng ngay sau khi bạn viết ra, hay nói ra được (tùy theo bạn là người thích đọc hay thích nghe) viễn cảnh đầy đủ hết mức có thể mà bạn có thể nghĩ được, thì bạn đã hoàn toàn sẵn sàng để viết ra danh sách các công việc cần làm, một cách tự nhiên.
Lời khuyên là trong bước này, hãy viết ra tất, tất cả, những ý tưởng mà bạn có thể nghĩ được. Chất lượng hơn số lượng. Thao tác này sẽ thất bại nếu bạn cố gắng vừa làm công việc sáng tạo vừa làm công việc phê bình cùng một lúc. Thế nên hãy có thật nhiều, gom nhóm nếu có thể, để phục vụ mục tiêu có thật nhiều — các ý tưởng.
Có nhiều công cụ phục vụ việc sáng tạo ý tưởng mà bạn có thể sử dụng. Tôi thích viết tường minh rõ ràng rành mạch, nhiều người thích dùng mindmap và dùng rất hiệu quả.
Bước bốn: tổ chức
Nếu bạn để ý, trong lúc bạn đang tiến triển các ý tưởng, thì một quá trình “sắp xếp” đang được tự nhiên hình thành. Thành phần nào là chính, thành phần nào là phụ, thành phần nào sẽ ở sau thành phần nào, những thành phần nào có một thứ tự ưu tiên nổi trội, những thành phần nào nếu không có thì cầm chắc thất bại, những thành phần nào có mốc thời gian hoàn toàn xác định được ngay lập tức…?
Đấy là lúc bạn thực hiện công việc tổ chức. Về cách thức tổ chức thì hầu như không có dự án nào mà lại giống dự án nào cả. Nhưng về cơ bản, việc tổ chức bao gồm các thao tác sau:
- Vạch ra các công việc có ý nghĩa
- Phân loại (theo nhóm thành phần, theo thứ tự ưu tiên, theo thời gian…)
- Chi tiết hóa các công việc, đủ để “cứ theo đó mà làm thôi”
Bước này là lúc mà các công cụ quản trị dự án bắt đầu phát huy tác dụng. Kanban, Gantt, Jira… là những điển hình.
Bước năm: thế bây giờ thì làm gì?
Không cần biết một dự án đã ngâm bao lâu, một phút, hay một năm. Nếu bạn muốn wake một dự án dậy, bạn cần đạt được kế hoạch dự án ở bước bốn, và sau đó trả lời câu hỏi: hành động tiếp theo là gì?
Xong rồi thì bạn mới thực sự có một bản kế hoạch công việc để “cứ thế mà làm thôi”.
Lời kết
Trong trường hợp bạn quên mất, nghành công nghiệp của chúng ta đã tiến hóa đủ lâu để xác nhận được một hiện thực khách quan tròn trịa là không lập kế hoạch công việc đàng hoàng thì chả có viễn cảnh tốt đẹp gì đến cả.
Và bạn bẩm sinh đã là thiên tài trong cách lập kế hoạch mà bài viết này vừa nêu ra.
Chúc các bạn thành công làm chủ công việc của mình.
